Der Name ist Programm: Digitale Arbeitsanweisungen sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die ohne Papier auskommen. Sie sind sozusagen ein digitaler Leitfaden für den Arbeitsalltag eines Mitarbeitenden, der auf beliebigen elektronischen Endgeräten wie PC, Tablet oder Smartphone genutzt werden kann. Doch digital ist nicht gleich digital und ohnehin: Was ist denn eigentlich so schlecht an papierbasierten Arbeitsanweisungen? Werfen wir einen Blick auf die Unterschiede:
Aber gehen wir noch einmal einen Schritt zurück. Warum? Eine schlecht vorbereitete Arbeitsanweisung führt in keinem System zum nachhaltigen Erfolg. Deshalb schauen wir uns zunächst einmal an, wie Sie Arbeitsanweisungen schreiben – ganz gleich, ob auf Papier oder in einem Werkerassistenzsystem.
Beim Erstellen von Arbeitsanweisung legen Sie die Standard Operating Procedure (SOP) für wiederkehrende Prozessabläufe fest. Bei diesem Gedanken wird schon deutlich: Arbeitsanweisungen müssen immer für einen Teilprozess erstellt werden. Abteilungsübergreifende Arbeitsanweisungen zum Beispiel vom Wareneingang bis zum Warenausgang sind unweigerlich zum Scheitern verurteilt. Achten Sie zudem auf Einheitlichkeit in Ihren Vorlagen: Uneinheitlich strukturierte Arbeitsanweisungen mit variierendem Aufbau machen Ihren Mitarbeitenden das Leben schwer und erhöhen das Fehlerrisiko.
Jede Arbeitsanweisung besteht aus einem Set an grundlegenden Informationen, die die wichtigsten Fragen rund um einen Arbeitsauftrag klären. Zu diesen Informationen gehören:
der Zweck: Wozu soll diese Tätigkeit ausgeführt werden?
die Verantwortlichkeit: Wer soll diese Tätigkeit ausführen?
der Arbeitsablauf: Welche Aufgaben sind zu erledigen?
die Reihenfolge der Arbeitsschritte: Wie wird die Tätigkeit Schritt für Schritt durchgeführt?
der Arbeitsplatz: Wo soll gearbeitet werden?
die Hilfsmittel: Was wird zur Ausführung der Tätigkeit benötigt?
Hinweise und visuelle Darstellungen: Worauf muss geachtet werden?
Qualitätsvorgaben: Wann ist eine Tätigkeit erfolgreich durchgeführt worden?
Messwerte und Daten: Welche Daten sind einzuhalten oder zu dokumentieren?
Je nach Arbeitsauftrag kann es sein, dass weiterführende Informationen benötigt werden. Auch die sollte die Arbeitsanweisung bereitstellen können, z.B.:
Quantität / Menge: Wie oft muss diese Tätigkeit durchgeführt werden?
Zeitvorgaben: Wie lange darf die Durchführung dauern?
Arbeitssicherheit: Wie werden Sicherheit und Arbeitsschutzkonformität gewährleistet?
Versionsnummer und Datum: Wie aktuell ist die Arbeitsanweisung?
Änderungsverlauf: Welche Änderungen wurden seit der letzten Überarbeitung vorgenommen?
Kundenvorgaben: Welche besonderen Kundenwünsche gibt es?
Die Erstellung der Arbeitsanweisung ist nur die halbe Miete. Bevor die Anweisungen an Ihre Werker gehen, sollten Sie sie eingehend prüfen auf:
Verständlichkeit und Richtigkeit der Inhalte
eine einheitliche Gestaltung und ggf. Einhaltung des Corporate Designs
eine einheitliche Verwendung von Fachbegriffen
eine eindeutige und klare Sprache
Passt das alles, dann können Sie ans Testen der Arbeitsanweisung gehen. Lassen Sie Ihre Werker damit arbeiten und beobachten Sie, welche Probleme und Fehler dabei entstehen. Optimieren Sie die Arbeitsanweisung daraufhin entsprechend.
Definieren Sie zudem Feedback-Prozesse. Die wichtigsten Kommentare zu Ihren Arbeitsanweisungen erhalten Sie von den Menschen, die damit arbeiten müssen. Ihr Feedback ist Gold wert für eine kontinuierliche Optimierung.
Jetzt, da wir gesehen haben, was alles in eine gute Arbeitsanweisung gehört, wird der Nutzen digitaler Arbeitsanweisungen aus einem übergreifenden System überdeutlich. Wir wollen Ihnen sechs Gründe an die Hand geben, warum sich Arbeitsanweisungen aus einem Werkerassistenzsystem für Sie auf jeden Fall auszahlen.
Einer der wichtigsten Gründe für digitale Arbeitsanweisungen aus einem Werkerassistenzsystem ist die einfache Versionierung und papierlose Verteilung Ihrer Dokumente von zentraler Stelle aus. Quasi per Knopfdruck stellen Sie die aktualisierte Arbeitsanweisung sofort zur Verfügung.
So sorgen Sie für reibungslose Produktionsabläufe und effiziente Dokumentenlenkung und stellen sicher, dass keine veralteten Anweisungen im Umlauf sind. Verteilen Sie die digitalen Arbeitsanweisungen auch bequem in andere Sprachen und an andere Standorte und gewährleisten Sie so unternehmensweite Standards.
Ihre Mitarbeiter können sich darauf verlassen, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort automatisch zur Verfügung gestellt zu bekommen. Zeitaufwändige Abgleiche entfallen, die Arbeitszufriedenheit steigt.
Oft passieren Fehler aufgrund von mangelnder Übersicht und nachlassender Konzentration. Wer sich durch lange Schriftsätze durcharbeiten oder tabellarische Darstellungen "durchscrollen" muss, der kann schnell etwas übersehen oder vergessen.
Bei der digitalen Arbeitsanweisung reduzieren Sie umfangreiche bzw. komplexe Arbeitsvorgaben auf die Darstellung des jeweils nächsten Prozessschritts. Das sorgt für eine bessere Strukturierung der Arbeitsanweisung selbst und eine mentale Entlastung Ihrer Mitarbeitenden. An kritischen Punkten können Sie zudem Prozesssperren einbauen und so sicherstellen, dass Fehler effektiv vermieden werden. Das befähigt Ihre Werker zu einer schnelleren, effizienteren und fehlerfreieren Arbeit.
Die Art und Weise, wie etwas erklärt wird, hat erheblichen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit Ihres Mitarbeitenden. Unerfahrene Werker benötigen im Vergleich zu ihren geübten Kollegen eine kleinteiligere Anleitung und Informationen mit mehr Details.
Während Ihre Werker sich bei der herkömmlichen Arbeitsanweisung alle Informationen selbst aufbereiten müssen, bekommen sie diese mit der digitalen Arbeitsanweisung aus einem Werkerassistenzsystem ohne weiteres Zutun in der passenden Detailtiefe angezeigt.
Das ist besonders beim Anlernen oder der Einarbeitung in neue Prozesse von Nutzen. Auf der einen Seite sparen digitale Arbeitsanweisungen hier Zeit, auf der anderen Seite erleichtern sie den flexiblen Mitarbeitereinsatz. Mit einer digitalen Arbeitsanweisung können auch unerfahrenere Mitarbeiter komplexere Prozesse zuverlässig durchführen.
Sowohl papierbasierte als auch klassische digitale Arbeitsanweisungen in Form von Excel oder PDF sind in ihren Darstellungsmöglichkeiten begrenzt. Mit digitalen Arbeitsanweisungen aus einem Werkerassistenzsystem verbessern Sie die Anschaulichkeit Ihrer Beschreibungen.
Sie haben die Möglichkeit, neben Bildern, Videos und PDF-Dokumenten auch 3D-Modelle, Excel-Daten oder CAD-Zeichnungen einzubinden. Fügen Sie Stücklisteninformationen hinzu und steigern Sie die Relevanz der Arbeitsanweisung.
Visualisierungen stellen Sie direkt im Arbeitsschritt zur Verfügung und begrenzen diese bei Bedarf auf einen bestimmten Ausschnitt oder markieren wichtige Stellen mit Hinweisen. Apropos Hinweise: Auch Messwerteingaben lassen sich einfach farblich kennzeichnen und dadurch mit Hinweisen versehen, ob ein Messwert innerhalb (grün) oder außerhalb (rot) des vordefinierten Bereiches liegt.
Mit digitalen Arbeitsanweisungen aus einem Werkerassistenzsystem schaffen Sie einen durchgängigen Informationsfluss – und zwar in beide Richtungen. Während Sie stets aktuelle Informationen zur Verfügung stellen, erfassen Sie Daten direkt vom Arbeitsplatz. Durch die Eingaben des Werkers ermöglicht die digitale Arbeitsanweisung eine grundlegende Betriebsdatenerfassung bzw. Prozessdatenerfassung.
Im System erhalten Sie einen direkten Überblick über die Fortschritte bei der Abarbeitung. Zudem werden alle Schritte digital und durchgängig dokumentiert. Das erleichtert jegliche Rückverfolgung zum Beispiel bei Reklamationsfällen und spart zudem die lästige nachgelagerte Dokumentationsarbeit.
Digitale Arbeitsanweisungen aus einem Werkerassistenzsystem sind von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, interne Abläufe zu optimieren und effizienter zu gestalten. Durch die Aufwandsreduktion bei Erstellung, Pflege und Verteilung der Arbeitsanweisung sparen Sie Zeit. Durch eindeutige und aktuelle Anweisungen vermeiden Sie Fehler, Nacharbeit und somit Ausschuss. Zudem lernen Sie Ihre Mitarbeiter viel schneller an. Und das alles senkt unmittelbar Ihre Kosten.
Und noch ein Argument für alle, die noch mit papierbasierten Arbeitsanweisungen arbeiten: Die Kosten für Papier, Druck, Neudruck bei Revision, Archivierung und Lagerung können Sie mit digitalen Arbeitsanweisungen ebenfalls einsparen.
Wenn Sie noch mit Papieranleitungen arbeiten, dann gehen Sie direkt zu einer Software für die Erstellung und Darstellung digitaler Arbeitsanweisungen wie zum Beispiel einem Werkerassistenzsystem über. Lassen Sie Excel und Co. getrost links liegen, denn das wird Ihre Herausforderungen nicht beseitigen.
Arbeiten Sie bereits mit Anleitungen in digitalen Formaten oder mit Stücklisten aus einem ERP, importieren Sie diese in eine moderne Software-Lösung.
Achten Sie bei der Auswahl des Systems besonders auf die folgenden Kriterien:
Benutzerfreundlichkeit: Ist die gewählte Software einfach und intuitiv zu bedienen – sowohl für den Planersteller als auch für den Werker? Können die Inhalte auf allen bei Ihnen eingesetzten Endgeräten ansprechend dargestellt werden? Erfüllt das System alle Ihre Anforderungen?
Zugänglichkeit: Ist das System von verschiedenen Standorten aus zugänglich?
Datenschutz und Datensicherheit: Wie wird der Schutz sensibler persönlicher Daten gewährleistet? Welche Möglichkeiten gibt es, Zugriffskontrollen einzurichten?
Nutzen Sie das gewählte System, um Ihre Arbeitsanweisungen zu modernisieren und mit den gegebenen Möglichkeiten zu perfektionieren. Moderne Lösungen wie ein Werkerassistenzsystem bieten dafür meist einen Editor, mit dem Sie digitale Arbeitsanweisungen ohne Programmierkenntnisse per Drag-and-drop erstellen.
Oftmals ist auch ein Import von bestehenden digitalen Anweisungen möglich. Allerdings werden Sie auch hier kaum um die händische Anpassung der einzelnen Arbeitsschritte herumkommen. Die gute Nachricht: Sie schaffen damit eine wertvolle Basis und erleichtern sich jeden künftigen Anlageprozess.
Mit einer modernen Lösung wie einem Werkerassistenzsystem stehen Ihnen unzählige Möglichkeiten zu Verfügung, um alles für die Abarbeitung Nötige an einem Ort zu bündeln. Nutzen Sie diese Möglichkeiten und erstellen Sie aussagekräftige, digitale Arbeitsanweisungen mit:
Damit erschaffen Sie nicht einfach nur eine neue digitale Arbeitsanweisung, sondern eine Single Source of Truth, die
alle wichtigen Daten im laufenden Prozess erfasst und dokumentiert