Erfahrungswissen sichern für einen nachhaltigen Wissenstransfer

Was ist eigentlich Erfahrungswissen?

„Ich würze nach Gefühl.“ Das ist genau der Satz, den man nicht hören will, wenn man ein schmackhaftes Gericht nachkochen möchte. Gleiches gilt auch bei Prozessen in der täglichen Arbeit. Nur selten hilft ein „Ich mache das nach Erfahrung.“ wirklich weiter. Dabei sind diese Erfahrung und das entsprechende Erfahrungswissen das Elixier erfolgreicher Abläufe.

Erfahrungswissen entstammt dem eigenen praktischen Handeln und Erleben sowie der Anpassung auf die Gegebenheiten. Dieses Wissen ist zunächst immer implizit: Es basiert auf den individuellen Erfahrungen eines Mitarbeitenden und ist schwer an andere Menschen ohne die gleichen Erfahrungswerte vermittelbar. Nur explizites Wissen ist formalisier-, kommunizier- und dokumentierbar.

Dennoch ist das Erfahrungswissen gerade in der Produktion von unschätzbarem Wert und muss gesichert werden. Dafür muss aber das implizite Wissen in explizites Wissen überführt werden. Das geht, wenn der Wissensempfänger durch dokumentierte Anleitung in die Welt des Wissensträgers eintauchen und die gleichen Erfahrungen sammeln kann.

Warum sollte Erfahrungswissen gesichert werden?

Geht es nicht auch ohne Wissenssicherung? Vielleicht macht es der neue Kollege ja anders und sogar besser. Nun ja, sagen wir, die Risiken wiegen deutlich höher als die Kosten. Zumal es zahlreiche Gründe für die Sicherung von Erfahrungswissen gibt:

Wissenstransfer. Oder: Die Kunst, gesichertes Wissen zu nutzen

Wenn ein Erfahrungsträger sein Wissen an einen anderen Mitarbeitenden weitergibt, dann sprechen wir von einem Wissenstransfer. Die Weitergabe und der Austausch von Erfahrungswissen bringen die beteiligten Parteien auf den gleichen Wissensstand. Das Ganze kann zufällig (z.B. beim Gespräch an der Kaffeemaschine) oder gesteuert (z.B. beim gezielten Anlernen eines Mitarbeiters) passieren und ist ein wesentlicher Bestandteil des Wissensmanagements im Unternehmen.

Ein ordentlich aufgesetzter Wissenstransfer verhindert, dass Wissen einfach nur archiviert wird und mit der Zeit veraltet. Da das Wissen für das Einarbeiten von Mitarbeitern genutzt wird, bleibt es aktuell. Jeder Mitarbeitende kann zudem sein eigenes Wissen in den Transfer einbringen. Das schafft nach und nach einen diversifizierten Wissenspool, der Aspekte unterschiedlicher Erfahrungen vereint. Aus diesem Pool schöpfen Sie, um Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit hochzuhalten.

So schaffen Sie einen schlagkräftigen Wissenstransfer

Kodifizierter Wissenstransfer: Bedeutung und Methoden

„Wissen heißt wissen, wo es geschrieben steht.“ Mit diesem Ausspruch Einsteins könnte man den kodifizierten Wissenstransfer gut zusammenfassen. Prinzipiell geht es hier darum, das Wissen der Wissensträger und -trägerinnen zu erfassen und zu dokumentieren und in dieser dokumentierten Form an die Wissensnehmer weiterzugeben. Das Wissen steht also ganz grundlegend tatsächlich irgendwo geschrieben.

Werfen wir einen kurzen Blick auf zwei Methoden des kodifizierten Wissenstransfers.

Methode 1: Datenbanken (Video, Audio, Text)

Das heißt

• Aufzeichnungen von Arbeitsprozessen
• Interviews mit erfahrenen Mitarbeitenden
• Wissensdatenbanken, E-Learning, Wikis, Lexika, etc.

Nachteile

• Ablageort meist außerhalb der täglich genutzten Systeme
• durchgängiger Zugriff nur schwer zu gewährleisten
• hoher Bearbeitung- und Aktualisierungsaufwand
• hoher Aufwand, um Wissen für alle verständlich aufzubereiten

Vorteile

• Informationspflege durch die Mitarbeiter selbst
• Wissen wird digital gesichert
• zentrale Wissenssammlung, auf die bei Ausfall eines Mitarbeitenden zurückgegriffen werden kann

Methode 2: Werkerführung

Das heißt

• digitale Arbeitsanweisungen für Mitarbeitende
• stets aktuelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Nachteile

• Initialaufwand bei der Digitalisierung von bestehendem Wissen
• Wissen eher impliziter Bestandteil der Anweisungen
• keine eigentliche Wissensdatenbank

Vorteile

• Mitarbeitende können Feedback / Wissen live zurückspielen
• schnelle Verteilung der Anweisungen
• Erfahrungswissen kann in qualifikationsgerechte Anweisungen übersetzt werden
• Anlernphasen werden verkürzt

Personifizierter Wissenstransfer: Bedeutung und Methoden

„Redet doch einfach einmal miteinander.“ wäre dann die Zusammenfassung der zweiten Variante des Wissenstransfers – des personifizierten Wissenstransfers. Hier wird das Wissen direkt vom Wissensträger zum Wissensnehmer kommuniziert. Klingt simpel und effizient, oder? Allerdings bringt der personifizierte Wissenstransfer einige Herausforderungen mit sich.

So setzt dieser Wissenstransfer voraus, dass man Zeit und Raum schafft, damit alle effektiv am Transfer teilnehmen können. Zudem ist nicht sichergestellt, dass auch wirklich alle relevanten Wissensträger und wichtiges Erfahrungswissen in den Prozess eingebunden sind. Sprachliche und / oder kulturelle Kommunikationsbarrieren können den Transferprozess nachhaltig beeinträchtigen, Wissen wird eher punktuell und oft nicht stringent reproduzierbar weitergegeben.

Dennoch ist der personifizierte Wissenstransfer auch auf Grund seiner Methodenvielfalt oft das Mittel der Wahl. Schauen wir uns einige der Methoden an.

Methode 1: Altersgemischte Teams

Das heißt

• Zusammenarbeit in größeren Teams, wobei Altersgruppen gleichmäßig vertreten sind

Nachteile

• ausgewogene Zusammensetzung nötig, sonst entstehen Minderheitenpositionen

Vorteile

• regelmäßiger Austausch zu unterschiedlichen Gesichtspunkten
• dadurch Steigerung der Leistungsfähigkeit der Gruppe

Methode 2: Shadowing bzw. Lerntandems

Das heißt

• ein Wissensträger und ein Wissensnehmer
• beide schauen sich gegenseitiges über die Schulter

Nachteile

• zwei Arbeitskräfte arbeiten zeitweise parallel am gleichen Projekt / Produkt
• Wissensträger nicht zwingend geschult im Anlernen

Vorteile

• verschiedene Blickwinkel auf die gleichen Aspekte
• bestehende Routinen hinterfragen und optimieren
• wenig Vorbereitungsaufwand

Methode 3: Mentoring / Paten

Das heißt

• Mentoren mit Lehrfähigkeiten geben Neulingen Aufgaben, die sie eigenständig abarbeiten müssen und bei Bedarf Hilfe beanspruchen können

Nachteile

• beim selbstständigen Arbeiten könnten sich Fehler einschleichen, die erst zu spät behoben werden

Vorteile

• Mentor ist geschult im Anlernen und Führen neuer Kollegen
• Förderung des selbstständigen Lernen
• intensivere Auseinandersetzung mit den Prozessen
• Zugriff auf das soziale Netzwerk des Mentors

Methode 4: Workshops

Das heißt

• Mitarbeitendenworkshops / interne Schulungen, bei denen das Wissen durch geschulte Trainer an größere Personengruppen weitergegeben wird
• Historienworkshops / Lessons Learned für das Verständnis, warum ein Prozess so ist, wie er ist und wie es zu Entscheidungen gekommen ist

Nachteile

• zeitversetzt: Wissenslücke wird erst viel später behoben
• Gießkannenprinzip: so viel Wissen wie möglich an so viele Leute wie möglich gleichzeitig vermitteln
• Zeitverschwendung: spezifische / hoch spezialisierte Fragestellungen werden nicht beantwortet und Mitarbeitende bekommen nur Wissen vermittelt, über das sie bereits verfügen

Vorteile

• lebenslanges Lernen als Standard im Unternehmen etablieren
• Fehler der Vergangenheit können zukünftig vermieden werden

Methode 5: Interviews

Das heißt

• direkte Absprache und Fragerunde mit den jeweiligen Mitarbeitern

Nachteile

• Vorbereitung nötig, um gezielte und zielführende Fragen zu stellen
• im Zeitraum des Interviews sind alle Beteiligten geblockt

Vorteile

• Zeitraum, in dem es ganz konkret und ausschließlich um das Thema geht
• gezieltes Nachfragen und Hinterfragen schafft Einblicke

Methode 6: Kaffeepause / Flurgespräche

Das heißt

• informeller Wissenstransfer im Flur oder an der Kaffeemaschine

Nachteile

• fehlende Dokumentation für andere Kollegen
• persönliche Filter: Was davon merke ich mir? Und merke ich es mir richtig?

Vorteile

• zwangloser Austausch über alltägliche Probleme und Herausforderungen

Das ist nur eine Auswahl der Methoden des personifizierten Wissenstransfers, die sich durch Hackathons, Barcamps oder Training within Industry problemlos erweitern ließen. Drei wesentliche Punkte fallen aber schon beim Blick auf unsere Shortlist auf:

• Wissenstransfer fängt schon bei so grundlegenden Alltäglichkeiten wie dem Gespräch an der Kaffeemaschine an.

• Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das nicht schon die eine oder andere Methode des personifizierten Wissenstransfers praktiziert.

• Damit aus dem einfachen Wissenstransfer eine nachhaltige, gelebte Praxis wird, sollten Methoden des personifizierten und des kodifizierten Wissenstransfers kombiniert werden.

Vor allem die dritte Erkenntnis ist wesentlich. Unterstützen Sie zum Beispiel ein altersgemischtes Team durch eine Werkerführung, ergibt sich eine schlagkräftige Kombination für langfristige und effiziente Wissenssicherung.

Voraussetzungen für einen erfolgreichen Wissenstransfer

Sie kennen jetzt einige der wichtigsten Methoden des Wissenstransfers und manche davon sind denkbar einfach oder bereits im Unternehmen etabliert. Lohnt es sich dennoch, die aktuellen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen? Absolut. Denn nur, wenn Sie die passenden Strukturen und Verantwortlichkeiten geschaffen haben, wird aus einem situativen Prozess eine nachhaltige Strategie. Für den Wissenstransfer in Ihrem Unternehmen heißt das ganz konkret:

1. Legen Sie fest, wer das Wissen in Ihrem Unternehmen managen soll.

2. Schaffen Sie Bewusstsein für Wissenstransfer und Wissensmanagement. Das beinhaltet Offenheit dafür, neue Routinen zu etablieren und die Dinge bewusst anders zu machen (Change Management). Auch eine positive Fehlerkultur zählt hier rein.

3. Schaffen Sie Anreize für Wissensträger und Wissensträgerinnen, indem Sie z.B. einen Experten-Status verleihen und Vertretungssicherheit im Urlaub gewährleisten. Ein Wissensträger kommt selten allein.

4. Schaffen Sie Zeit und Räumlichkeiten für den Wissenstransfer. Das reicht vom formalen Meetingraum bis zur gemütlichen Kaffeeküche.

5. Identifizieren Sie die Lerntypen im Unternehmen und richten Sie die Methodik oder auch eine Kombination verschiedener Methoden daran aus.

6. Stellen Sie die passenden Tools (Software und Hardware) zur Sicherung und zum Transfer von Wissen zur Verfügung. Wir empfehlen für manuelle Produktionsbereiche ein Werkerassistenzsystem.

7. Etablieren Sie einen kontinuierlichen Wissenstransfer und Wissenssicherung als festen Bestandteil der täglichen Arbeit. Auch hier kann ein Werkerassistenzsystem sehr gut unterstützen.