Wenn es um die papierlose Fertigung geht, werden gern einmal dramatische Szenarien von kaum handhabbaren Papiermassen und undurchdringlicher Zettelwirtschaft gezeichnet. Wir können jedoch aus Erfahrung sagen: So dramatisch sieht es in den meisten Unternehmen schon eine Weile nicht mehr aus.
Allerdings sind einige relevante Prozesse noch immer papiergebunden und damit inkompatibel mit den Anforderungen der Digitalisierung. Ganz zu schweigen davon, dass papierbasierte Prozesse immer ein Mehr an Zeit und Aufwand bedeuten und ein höheres Risiko für Fehler und Informationsverlust in sich bergen.
Ganz konkret finden Sie Papier in der Produktion oft noch
in Begleitpapieren und Lieferscheinen
Dabei sind die Nachteile in der Produktion die gleichen wie bei jedem analogen, also papiergebundenen Informationsträger:
Machen wir es noch ein wenig konkreter und schauen uns eine aktuelle Studie zur papierlosen Fertigung an. Im Digital Office Index 2024 analysierte Bitkom die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Unternehmen. Und auch wenn hier die gesamtunternehmerischen Prozesse betrachtet werden und auch fertigungsferne Branchen befragt wurden: Die Ergebnisse geben einen anschaulichen Überblick. So steht es um die papierlosen Prozesse in Unternehmen:
Die Studie zeigt, was wir bereits vermutet haben: Die Papierwüsten gibt es nicht mehr, aber dennoch schlummern beachtliche Potenziale in Prozessen, die immer noch papierbasiert vonstattengehen.
Das Ziel der papierlosen Fertigung steckt eigentlich schon im Namen: Es geht hier darum, ohne Ausdrucke oder papierbasierte Unterlagen zu fertigen. Aber wenn wir noch eine Ebene tiefer schauen, dann geht es um Einiges mehr. Denn es ist nicht zielführend, eine Blatt Papier – sagen wir – durch eine PDF-Datei zu ersetzen. Klar, das Papier ist weg, aber stattdessen liegen nun unzählige Dateien herum, die ebenso fehleranfällig sind, veralten und die Weiternutzung von Daten erschweren.
Ergänzen wir also: Papierlose Fertigung meint die Eliminierung von Papier aus der Fertigung zugunsten von durchgängig digitalen Prozessen und Systemen. "Durchgängig digital" ist hier der Schlüssel, denn erst dadurch werden die Daten, die vormals aufs Papier gewandert sind, direkt und in Echtzeit für die Dokumentation, die weitere Verarbeitung oder andere Dienste nutzbar gemacht. Das schließt auch direkte digitale Interaktions- und Rückmeldemöglichkeiten Ihrer Mitarbeitenden aus der Fertigung ein.
Na, das klingt doch alles super, oder? Dann werfen Sie einfach das ganze Papier weg und los geht’s. Wenn es so einfach wäre. Wie immer müssen Sie (sofern Sie das nicht schon in irgendeiner Form haben) die Voraussetzungen für die papierlose Fertigung schaffen. Das wollen wir einmal von der technischen und einmal von der organisatorischen Seite beleuchten. Beginnen wir mit der Technik.
Die richtige Software ist das A und O. Doch leider ist es kaum möglich, das eine System zu empfehlen oder gar zu benennen, das Ihre Papiersorgen löst. Das hängt wie so oft von Ihren Bedarfen ab. Mögliche Softwarelösungen können sein:
Oftmals braucht die gewählte Software eine adäquate Hardware-Unterstützung und nicht jeder Arbeitsplatz ist bereits für die Digitalisierung gewappnet. Ein Werkerassistenzsystem zum Beispiel benötigt auch einen Bildschirm, um die digitalen Arbeitsanweisungen an den Mitarbeitenden zu bringen. Auch andere Hardware-Invests können auf dem Weg zur papierlosen Fertigung sinnvoll sein:
Ohne zu tief ins Detail zu gehen: Reicht das WLAN bis in die letzte Ecke der Werkshalle? Und wenn nein, ist das ein Problem für den Einsatz Ihres künftigen digitalen Systems? Die passende IT-Infrastruktur ist ebenfalls eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche papierlose Fertigung. Das schließt die Internet-Verfügbarkeit ebenso ein wie die IT-Sicherheit.
Wenn es um papierlose Prozesse in der Fertigung geht, ist ein Werkerassistenzsystem ein valider Lösungsansatz. Vor allem dort, wo manuelle Arbeiten ausgeführt werden, finden sich oft noch Papierdokumente oder ineffiziente Dateiformate wie Excel oder PDF. Und genau an diesen Punkten kann ein Werkerassistenzsystem ansetzen und digitale Durchgängigkeit und Effizienz schaffen. Werfen wir einen Blick in unser System weasl und schauen uns den konkreten Nutzen an: